Elektronisch Factureren

Nu de rechtsgeldigheid van de papieren en de elektronische factuur door staatssecretaris De Jager (Financiën) in februari 2009 is gelijk gesteld, is er veel behoefte aan informatie over e-factureren bij ondernemers. De juridische, fiscale en technische drempels voor e-factureren zijn immers weggenomen en ondernemers kunnen veel gemakkelijker elektronisch factureren en daarmee hun bedrijfsvoering efficiënter en effectiever maken.
 
Voorlichting
ECP-EPN speelt in op de informatiebehoefte van de markt door een voorlichtingscampagne in te richten. Zo heeft ECP-EPN mogelijk gemaakt dat ondernemers en hun adviseurs betrouwbare, onafhankelijke informatie over e-factureren op de website www.e-factureren.info kunnen vinden. De site werd op 9 september 2009 geopend door staatssecretaris De Jager in Media Plaza, Utrecht, tijdens het congres Het MKB aan de slag met elektronisch factureren.

Daarnaast heeft ECP-EPN in 2009 gewerkt aan een publicatie voor ondernemers in het kader van de voorlichtingscampagne: E-Factureren voor het bedrijfsleven. Deze publicatie maakt ondernemers stap voor stap wegwijs in e-factureren en helpt hen een beslissing te nemen over het elektronisch verzenden en verwerken van facturen. ECP-EPN hoopt ondernemers hiermee een krachtige steun in de rug te geven om elektronisch te gaan factureren. Op 9 september 2009 werd de publicatie officieel overhandigd aan staatssecretaris De Jager.

Ook ontwikkelde ECP-EPN een publicatie voor accountants: E-Factureren voor
accountants- en administratiekantoren. Deze biedt administratieve en financiële professionals ondersteuning bij het adviseren van ondernemers over e-factureren. De publicatie voor accountants werd 6 oktober 2009 officieel gelanceerd. Beide publicaties werden afgestemd met het ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie, het ministerie van Financiën en de Belastingdienst om tegenstrijdigheden te voorkomen. 
In 2010 werden twee goed bezochte bijeenkomsten georganiseerd gericht op het MKB en overheden om partijen te informeren over de mogelijkheden van e­-factureren naar de overheid.
 
Verbinden
Daarnaast verbindt ECP-EPN belanghebbenden (nationale) partijen op het gebied van e-factureren. Het is namelijk van belang dat e-factureren op een eenduidige manier aangepakt wordt, om te voorkomen dat er eilandjes en tegengestelde stromingen ontstaan.
Zo is er een stakeholdersoverleg dat een aantal maal per jaar bijeenkomt om de belangrijke ontwikkelingen met de grote spelers op de markt te bespreken. Daarnaast is er een Expertgroep Awareness e-Factureren opgericht. Deze bestaat uit een groep experts uit bedrijfsleven en  overheid, en deskundigen die zowel betrokken zijn bij de ontwikkeling van de internationale standaard voor elektronische gegevensuitwisseling UN/CEFACT als bij de European Expert Group for Electronic Invoicing.
 
In 2010 heeft ECP-­EPN nauw samengewerkt met VNO-­NCW, NIVRA en SRA, Platform ELFA en de ministeries van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en Financiën in het Stakeholdersoverleg e-­Factureren en de Expert­groep Adoptie e-­Factureren. Door die samenwerking werd de communicatie gestroomlijnd rond regelgeving (aan de elektronische factuur worden evenveel eisen gesteld als aan de papieren factuur; Europese regelgeving) en eveneens over het ministerraadsbesluit dat per 1 januari 2011 de rijksoverheid elektronische facturen moet accepteren. De standaardisatie drempel is verlaagd door het convenant e­-factureren tussen overheden en marktpartijen (de op de markt aanwezige standaarden of UBL).
 
Een belangrijke rol spelen de accountants-­ en administratie­kantoren in deze ontwikkelingen: een deel van de businesscase van e-­factureren voor ondernemers zit in de beheersing van financiële en fiscale risico’s en vermindering van de kosten van controle door het voeren van een digitale administratie. Een aantal kantoren heeft de stap genomen om de tarieven te verlagen voor ondernemers die digitaal administreren en op het Jaarcongres ECP-­EPN 2010 participeerde een van die kantoren in de discussie.
 
Kennisplatform Administratieve Software
Softwareleveranciers van administratieve oplossingen ontmoeten elkaar in het Kennisplatform Administratieve Software, een initiatief van ECP­-EPN en softwarepakket.nl. Onder de paraplu van ECP-­EPN kwamen partijen samen om kennis uit te wisselen over standaardisatie (rond e-­factureren), de fiscale aspecten van digitale administraties, de aansluiting op de Digipoort, de ontwikkelingen rond SBR en de ontwikkelingen rond het Europese betalingsverkeer. Uit dat platform van softwareleveranciers zijn inmiddels twee werkgroepen voortgekomen waarin een handreiking wordt uitgewerkt voor het (veilig) uitwisselen van e-­facturen met e­-mail en webservices.
 
Onderzoek
In opdracht van ECP­-EPN werd in 2010 een onderzoek verricht naar de drempels die het MKB ziet bij de overstap naar e-­factureren. Dit onderzoek liet een tweezijdig beeld zien: veel (grotere, innovatieve) ondernemers hebben plannen om te gaan e-­factureren. Belangrijke drijfveer is de optimalisatie van interne bedrijfsprocessen. Die optimalisatie rechtvaardigt de investeringen in e-­factureren. Netwerkeffecten (bijvoorbeeld, minder fouten en snellere transacties omdat de zakenpartners ook digitaal facturen versturen en verwerken) zijn er nog nauwelijks, maar staan – gezien de hoeveelheid facturen die deze ondernemers verwerken – op het punt te ontstaan. Kleinere ondernemers – die minder transacties doen – wachten nog noodgedwongen op die netwerkeffecten  (rechtvaardiging van investeringen door vermindering transactiekosten) en daling van kosten van e­-factureren. Standaardisatie wordt voor softwareleveranciers interessant, wanneer ‘het netwerk’ geen sellingpoint meer is en het realiseren van volumes facturen tegen lage kosten doel wordt. Ook hier geldt dat die omslag binnenkort wordt bereikt (in de Scandinavische landen heeft die al plaatsgevonden).
 
Standaardisatie
ECP-EPN draagt ook bij aan de standaardisatie rondom e-factureren door actief te participeren in UN/CEFACT en informatie te verspreiden over standaarden en de integratie hiervan.
 
Meer informatie
Voor meer informatie over e-factureren kunt u de website www.e-factureren.info bezoeken. Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met Jelle Attema via info@ecp-epn.nl of telefonisch via 070-4190309.