Elektronisch Factureren

Het elektronisch aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen levert bedrijven naar schatting €243 miljard op volgens een schatting van de Europese Commissie (bron: European Electronic Invoicing report (2007). Ook voor de kleine ondernemer levert het veel voordeel op maar blijft het digitaliseren van factuurprocessen complex. De besparing in Nederland kan op circa 8 miljard euro uitkomen. Deze besparing kan worden gevonden in het verminderd papierverbruik, minder fouten, minder fiscale risico’s, lagere verzendkosten en efficiëntere logistieke afwerking. 
 
Werkelijk benutten van de mogelijkheden van e-factureren wordt gehinderd door een breed scala aan drempels, van juridisch/fiscaal tot technisch en meer maatschappelijk.
Om deze drempels weg te nemen heeft de Europese Commissie in 2011 heeft vier werkgroepen ingesteld rond de belangrijkste knelpunten zoals acceptatie door het MKB, juridische en fiscale drempels en standaardisatie. Iedere lidstaat heeft een forum e-factureren ingericht die de verschillende werkgroepen van input voorzien en feedback geven op plannen en suggesties. Dit netwerk van nationale fora e-factureren komt enkele malen per jaar bijelkaar tijdens een Europees forum.  ECP faciliteert het Nederlandse multibelanghebbenden Forum e-Factureren.

Op dit moment zijn vier Europese taakgroepen bezig om, samen met die nationale fora, de technische, juridisch/fiscale en maatschappelijke drempels voor e-factureren in de verschillende Europese lidstaten in kaart te brengen en te verzamelen. Meer informatie over de activiteiten van het Nederlandse en Europese forum en de resultaten van de onderzoeken kunt u vinden op www.e-factureren.info/forum
 
Toch zijn er nog wat hobbels te nemen, want hoewel er al een flink aantal e-factuurnetwerken zijn, kunnen die nog niet onderling berichten uitwisselen. Ook admini stratieve software biedt nog onvoldoende functionaliteit voor e-factureren en met name het klein- MKB heeft te weinig investeringsvermogen, volume en kennis om zelf te gaan e-factureren. Gezien het belang van het MKB, richt ECP zich vooral op het mogelijk maken van e-factureren voor de (kleine) MKB’er.
 
ECP signaleert de volgende knelpunten:

1. Veel administratieve software kan wel e-facturen verzenden, maar de pakketten van de zakenpartners kunnen die vaak niet verwerken.

2. Dienstverleners e-Factureren maken voor de grote factuurstromen afspraken met andere dienstverleners om facturen uit te wisselen, maar voor het ontwikkelen van koppelingen voor het klein-MKB met maar enkele facturen per jaar, is dan geen business-case. Gevolg is dat in het klein-MKB e-factureren achterblijft.

3. E-Factureren moet bij de ondernemer worden ondersteund door zijn omgeving: door zakenpartners, maar ook de accountants- en administratiekantoren en de leveranciers van administratieve software. Digitalisering van de processen rond e-factureren vergt een andere benadering door deze partijen.

Standaardisatie en het informeren van belanghebbenden over ontwikkelingen (beeldvorming over de onontkoombaarheid, het belang van specifieke standaarden, de snelheid van ontwikkelingen en de nieuwe kansen die het biedt) zijn belangrijke aspecten van het werk van ECP.

Activiteiten 2012: 

1. ECP faciliteert het Nederlands Multi-Belanghebbenden Forum e-Factureren dat in 2011 werd opgericht, en dat belanghebbenden samenbrengt en een belangrijke rol speelt in de communicatie naar verschillende groepen belanghebbenden. Voor 2011 kwamen belanghebbenden samen in het stakeholdersoverleg e-factureren en de expertgroep awareness e-factureren.

2. In het Kennisplatform Administratieve Software, gefaciliteerd en opgericht door ECP, kunnen softwareleveranciers van administratieve software in gesprek gaan met degenen die van hen verlangen dat zij hun software aanpassen, zoals de overheid, banken, Belastingdienst, maar ook accountants en administratiekantoren. Tevens biedt het informatie over o.a. aan sluiting op de Digipoort, e-Factureren, standaarden, implementatie van eHerkenning, SBR en SEPA.

3. Mede-uitvoering van het project Beter Administreren. Het project behelst afspraken tussen marktpartijen (softwareleveranciers en intermediairs) en overheid om de meerwaarde die digitalisering biedt (efficiency, veiligheid, zekerheid) ook werkelijk te realiseren. Een ondernemer die investeert in digitalisering en e-factureren moet ook in de praktijk merken dat hij minder kosten heeft, minder fiscale, juridische of financiele risico’s loopt en betere tarieven voor dienstverlening krijgt. Die meerwaarde realiseren vergt afspraken tussen betrokken partijen. Het project Beter Administreren geeft een belangrijke impuls aan e-Factureren, SBR, eHerkenning.

4. Ontwikkeling en secretariaatsbeheer van het 4-partijenmodel e-Factureren, waarin een aantal marktpartijen afspraken maakt over het onderling uitwisselen en verwerken van e-facturen, zodat een ondernemer zich daar geen zorgen meer over hoeft te maken.
 
5. ECP heeft, samen met het Kennisplatform Administratieve Software, Forum Standaardisatie, Nederland ICT, en de Taskforce SEPA een aantal SEPA-testevents georganiseerd om leveranciers van administratieve software te ondersteunen bij de overstap naar SEPA.
 
6. Oprichting van de werkgroep Digitaal Archiveren en Bewaren. 

7. Vertaling naar het Nederlands (op verzoek van Forum e-Factureren) van de best practice richtlijnen e-factureren die door de Belastingdienst in een CEN-workshop agreement zijn ingebracht, gewijzigd en inmiddels geaccordeerd. 
 
 
Activiteiten 2013:
1. Voortzetting van het Nederlands Forum e-Factureren.
2. Voortzetting van het Kennisplatform Administratieve Software.
3. Verdere ontwikkeling en voortzetting secretariaatsbeheer van het 4-partijenmodel e-Factureren.
4. Verzorgen van publiciteit rondom de best practice richtlijnen e-factureren. 
5. Voortzetting activiteiten rond de werkgroep Digitaal Archiveren en Bewaren.
 
 
Verbinden
Daarnaast verbindt ECP nationale belanghebbenden op het gebied van e-factureren. Het is namelijk van belang dat e-factureren op een eenduidige manier aangepakt wordt, om te voorkomen dat er eilandjes en tegengestelde stromingen ontstaan. Het Multibelanghebbenden Forum e-Factureren en in de jaren daarvoor het stakeholdersoverleg e-Factureren brengt de (overheids-)partijen bijeen die een rol spelen bij de adoptie en het ontwikkelen van e-factureren. Wanneer partijen van elkaar weten waar ze mee bezig zijn, is ook afstemming gemakkelijker.
 
 
eFactureren sinds 2009
Sinds de rechtsgeldigheid van de papieren en de elektronische factuur door staatssecretaris De Jager (Financiën) in februari 2009 is gelijk gesteld, is er veel behoefte aan informatie over e-factureren bij ondernemers. De juridische, fiscale en technische drempels voor e-factureren zijn immers weggenomen en ondernemers kunnen veel gemakkelijker elektronisch factureren en daarmee hun bedrijfsvoering efficiënter en effectiever maken. Andere kant van de medaille is dat ondernemers er zelf voor moeten zorgen dat de kwaliteit (betrouwbaarheid, volledigheid, tijdigheid) van de administratieve gegevens buiten kijf staat: de overheid stelt geen eisen meer aan de maatregelen die de ondernemer moet treffen bij e-factureren. Daarmee staat elektronisch factureren gelijk aan papieren facturen: want ook daar moet de ondernemer zelf manieren bedenken om te laten zien dat de papieren factuur authentiek en integer is.
 

ECP speelde in op de informatiebehoefte van de markt door een voorlichtingscampagne in te richten, daaruit is onder andere de website www.e-factureren.info voorgekomen.

Daarnaast heeft ECP in 2009 gewerkt aan een publicatie voor ondernemers in het kader van de voorlichtingscampagne: E-Factureren voor het bedrijfsleven. Deze publicatie maakt ondernemers stap voor stap wegwijs in e-factureren en helpt hen een beslissing te nemen over het elektronisch verzenden en verwerken van facturen.
Ook ontwikkelde ECP een publicatie voor accountants: E-Factureren voor
accountants- en administratiekantoren. Deze biedt administratieve en financiële professionals ondersteuning bij het adviseren van ondernemers over e-factureren. Beide publicaties werden afgestemd met het ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie, het ministerie van Financiën en de Belastingdienst om tegenstrijdigheden te voorkomen.

In 2010 heeft ECP nauw samengewerkt met VNO-NCW, NIVRA en SRA, Platform ELFA en de ministeries van Economische Zaken en Financiën in het Stakeholdersoverleg e-Factureren en de Expertgroep Adoptie e-Factureren. Door die samenwerking werd de communicatie gestroomlijnd rond regelgeving (aan de elektronische factuur worden evenveel eisen gesteld als aan de papieren factuur; Europese regelgeving) en eveneens over het ministerraadsbesluit dat per 1 januari 2011 de rijksoverheid elektronische facturen moet accepteren. De standaardisatie drempel is verlaagd door het convenant e-factureren tussen overheden en marktpartijen (de op de markt aanwezige standaarden of UBL).
 

Onderzoek
In opdracht van ECP werd in 2010 een onderzoek verricht naar de drempels die het MKB ziet bij de overstap naar e-factureren. Dit onderzoek liet een tweezijdig beeld zien: veel (grotere, innovatieve) ondernemers hebben plannen om te gaan e-factureren. Belangrijke drijfveer is de optimalisatie van interne bedrijfsprocessen. Die optimalisatie rechtvaardigt de investeringen in e-factureren. Netwerkeffecten (bijvoorbeeld, minder fouten en snellere transacties omdat de zakenpartners ook digitaal facturen versturen en verwerken) zijn er nog nauwelijks, maar staan – gezien de hoeveelheid facturen die deze ondernemers verwerken – op het punt te ontstaan. Kleinere ondernemers – die minder transacties doen – wachten nog noodgedwongen op die netwerkeffecten  (rechtvaardiging van investeringen door vermindering transactiekosten) en daling van kosten van e-factureren. Standaardisatie wordt voor softwareleveranciers interessant, wanneer ‘het netwerk’ geen sellingpoint meer is en het realiseren van volumes facturen tegen lage kosten doel wordt. Ook hier geldt dat die omslag binnenkort wordt bereikt (in de Scandinavische landen heeft die al plaatsgevonden).

Meer informatie
Voor meer informatie over e-factureren kunt u de website www.e-factureren.info bezoeken. Voor meer informatie over dit project kunt u contact opnemen met Jelle Attema via info@ecp.nl of telefonisch via 070-4190309.